Le régime de la prise en charge, par les collectivités publiques, des frais de transport engagés par leurs agents a fait l'objet de modifications en 2010.

Qui peut prétendre à la prise en charge de frais de déplacement ?

Les agents titulaires et stagiaires en position d'activité ou détachés dans une collectivité territoriale (ou un établissement public local) sont concernés par la prise en charge de leur frais de déplacement, de même que les non-titulaires. En l'occurrence, le fait que les intéressés occupent un emploi à temps complet ou incomplet, ou bénéficient d'un temps partiel, n'a aucune incidence sur les modalités de remboursement de ces dépenses.

Par ailleurs, l'autorité territoriale peut décider de prendre en charge les frais de déplacement des personnes extérieures à l'administration territoriale qui exercent pour le compte de la collectivité une activité accessoire. De même, un remboursement des frais de transport et de séjour est possible pour les agents territoriaux et les personnes étrangères à la collectivité qui collaborent aux organismes consultatifs la concernant.

Quels frais peuvent être pris en charge ?

Lorsque l'agent se déplace pour les besoins du service hors de sa résidence administrative et de sa résidence familiale , il peut prétendre à la prise en charge de ses frais de transport et percevoir des indemnités de mission ou d'intérim destinées à rembourser ses frais de repas et d'hébergement.

Lorsque ce déplacement temporaire intervient à l'intérieur du territoire de la commune de résidence administrative ou de la commune de résidence familiale, les frais de transport peuvent éventuellement être pris en charge si l'autorité territoriale le décide et si la commune est dotée d'un réseau de transports en commun régulier. Dans ce cas, ils sont remboursés dans la limite du tarif le moins onéreux du moyen de transport en commun le mieux adapté au déplacement.

Par ailleurs, une indemnisation est possible en cas de déplacement définitif d'un agent, elle passe alors par le versement d'une indemnité de changement de résidence . Les frais de déplacement et de séjour des agents appelés à suivre une formation initiale ou continue organisée par l'administration ou à leur propre initiative, hors de leurs résidences administrative et familiale peuvent être pris en charge. Enfin, sous certaines conditions, les trajets domicile-travail peuvent également l'être A quoi correspond la notion de « résidence administrative » ?

La résidence administrative correspond au territoire de la commune sur lequel se situe, à titre principal, le service où l'agent est affecté. Lorsqu'un centre de gestion (CDG) ou le Centre national de la fonction publique territoriale (CNFPT) assurent la prise en charge d'un fonctionnaire, elle correspond au siège du CDG ou de la délégation régionale ou interdépartementale du CNFPT. Par ailleurs, la résidence familiale correspond au territoire de la commune sur lequel se situe le domicile de l'agent.

Un agent peut-il percevoir l'indemnité de frais de transport ?

L'indemnité de transport concerne les déplacements nécessités par l'exercice normal des fonctions. La prise en charge des frais y afférents est effectuée sur présentation d'états certifiés. Des avances sur paiement peuvent être consenties à la demande des agents. L'autorité territoriale a désormais la possibilité d'autoriser le remboursement des frais d'utilisation d'un taxi ou d'un véhicule de location quand l'intérêt du service le justifie.

Que se passe-t-il si l'agent utilise son véhicule personnel ?

L'autorité territoriale peut autoriser les agents à utiliser leurs véhicules terrestres à moteur personnels si l'intérêt du service le justifie. L'agent doit alors y être autorisé par son chef de service et souscrire à titre personnel une police d'assurance garantissant d'une manière illimitée sa responsabilité civile personnelle ainsi que la responsabilité de la collectivité ou de l'établissement public employeur, y compris dans le cas où celle-ci est engagée vis-à-vis des personnes transportées. Dans cette éventualité, l'agent est indemnisé de ses frais de transport soit sur la base du tarif de transport public de voyageurs le moins onéreux, soit sur la base d'indemnités kilométriques dont les taux sont fixés par arrêté ministériel.

Les impôts et taxes liés à l'usage du véhicule ne peuvent en aucun cas donner lieu à remboursement. Si l'autorité territoriale l'a autorisé, l'agent peut obtenir le remboursement des frais de parcs de stationnement et de péage d'autoroute.

Les trajets domicile-travail peuvent-ils être pris en charge ?

En principe, les déplacements effectués par les agents entre leur domicile et leur lieu de travail ne donnent lieu à aucun remboursement. Toutefois, l'article 20 de la loi du 17 décembre 2008 de financement de la sécurité sociale pour 2009 a modifié le régime de la prise en charge par les collectivités publiques des frais de transport engagés par leurs agents. En effet, celles-ci sont dans l'obligation d'assumer partiellement le coût des abonnements de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos souscrits par leurs agents, mais aussi les frais de carburant engagés par ces derniers pour se rendre sur leur lieu de travail.

Le décret auquel était subordonnée cette prise en charge a été adopté le 21 juin 2010. Ainsi, selon l'article 2 de ce texte, les fonctionnaires, et notamment les territoriaux, bénéficient du remboursement partiel du prix des titres d'abonnement correspondant aux déplacements effectués au moyen de transports publics de voyageurs et de services publics de location de vélos entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail. L'employeur public prend en charge la moitié du tarif de ces abonnements. Toutefois, cette prise en charge ne peut excéder un plafond correspondant à 50 % de la somme des tarifs des abonnements annuels cumulés permettant d'effectuer depuis Paris le trajet maximum et le trajet minimum compris à l'intérieur de la zone de compétence de l'autorité organisatrice des transports de la région Ile-de-France. La participation de l'employeur public se fait sur la base du tarif le plus économique pratiqué par les transporteurs. Elle couvre le coût du ou des titres de transport permettant aux agents d'effectuer le trajet dans le temps le plus court entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail. Enfin, la prise en charge partielle du prix des titres d'abonnement est versée à l'agent sur présentation du ou des justificatifs de transport.

Le déplacement lié à un concours ou examen peut-il être pris en charge ?

Lorsqu'un agent est appelé à se présenter aux épreuves d'admissibilité d'un concours, d'une sélection ou d'un examen professionnel organisé par l'administration hors de ses résidences administrative et familiale, il peut prétendre au remboursement de ses frais de transport, dans la limite d'un seul aller-retour par année civile. Si l'agent doit se présenter aux épreuves d'admission, une délibération peut également avoir prévu ce remboursement.

A quoi correspond l'indemnité de mission ?

Lorsque l'agent se déplace pour les besoins du service hors de ses résidences administrative et familiale à l'occasion d'une mission, l'indemnité à laquelle il peut prétendre ouvre droit au remboursement forfaitaire de ses frais supplémentaires de nourriture et/ou d'hébergement. L'agent missionné doit être muni au préalable d'un ordre de mission signé par l'autorité territoriale ou par un fonctionnaire ayant reçu délégation à cet effet. La prise en charge des frais d'hébergement n'est possible que si une délibération en fixe les taux de remboursement forfaitaire, dans la limite d'un taux déterminé par arrêté interministériel. Les frais doivent être réellement engagés par les agents : des pièces justificatives doivent être produites.

Les collectivités territoriales peuvent, par délibération, fixer pour une durée limitée des règles dérogatoires aux taux des indemnités de mission lorsque l'intérêt du service l'exige et pour tenir compte de situations particulières. La délibération doit préciser sa durée d'application. Ces règles dérogatoires ne peuvent pas conduire à rembourser une somme supérieure à celle effectivement engagée.

Qu'est-ce que l'indemnité d'intérim ?

L'indemnité d'intérim permet la prise en charge des frais de séjour d'un agent désigné pour occuper temporairement un poste vacant hors de sa résidence administrative et de sa résidence familiale. Pendant cette période, l'agent a vocation à être indemnisé de ses frais de nourriture et d'hébergement. Il est possible de cumuler cette indemnité avec celle prévue pour les frais de transport.

A quoi correspond l'indemnité de changement de résidence ?

Lorsqu'un agent territorial (titulaire ou non) est définitivement affecté dans une commune autre que celle dans laquelle il était auparavant affecté, soit par la même autorité territoriale (changement d'affectation), soit par une nouvelle autorité territoriale (mutation), ses frais de changement de résidence sont pris en charge.

Les articles 9 à 12 du décret du 19 juillet 2001 dressent la liste des cas dans lesquels cette indemnité peut être versée. Selon l'hypothèse dans laquelle intervient le changement de résidence, l'indemnité est majorée ou minorée. Elle est, par exemple, majorée de 20 % si le changement de résidence résulte d'une promotion de grade. En revanche, elle est minorée dans la même proportion en cas de mutation sur demande.

Dans tous les autres cas, les agents n'ont en principe droit à aucun remboursement ou indemnisation, notamment, lors d'une première nomination dans la fonction publique. Enfin, cette indemnité est cumulable avec une prise en charge des frais de transport.

Références

* Décret n° 2010-676 du 21 juin 2010 instituant une prise en charge partielle du prix des titres d'abonnement correspondant aux déplacements effectués par les agents publics entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail, JO du 22 juin 2010.